El teletrabajo ha pasado de ser una opción poco habitual a convertirse en una necesidad estratégica para muchas empresas. Este cambio ha sido impulsado por factores como la transformación digital, la globalización de los equipos de trabajo y, más recientemente, las circunstancias extraordinarias derivadas de la pandemia.

En el entorno actual, el teletrabajo se ha consolidado como una herramienta clave para las empresas, al tiempo que satisface la creciente necesidad de flexibilidad y conciliación por parte de los trabajadores. Además, su implementación puede traducirse en beneficios tangibles para las empresas, como la reducción de costes operativos y la mejora de la productividad.

Sin embargo, este modelo de trabajo no está exento de desafíos. Adoptar el teletrabajo de manera efectiva requiere una planificación cuidadosa que contemple tanto las implicaciones legales como los requisitos tecnológicos. Solo así las empresas pueden garantizar un entorno laboral seguro, eficiente y en cumplimiento con la normativa vigente.

2. Aspectos legales del teletrabajo

A pesar de sus múltiples ventajas, el teletrabajo presenta desafíos significativos que las empresas deben afrontar para asegurar su correcta implementación. Uno de los puntos más relevantes es la necesidad de formalizar el teletrabajo mediante un acuerdo por escrito entre la empresa y el empleado. Para garantizar que estos acuerdos cumplen con todos los requerimientos legales, es recomendable contar con servicios especializados de asesoría laboral.

En España, el marco regulador está definido principalmente por el Real Decreto-ley 28/2020, publicado en el BOE sobre teletrabajo, establece las condiciones necesarias para garantizar los derechos de los trabajadores en entornos remotos.

Entre los obstáculos más comunes destacan:

• Gestión de la desconexión digital: La línea entre el tiempo laboral y personal puede desdibujarse en el teletrabajo. Establecer horarios claros y respetar el derecho a desconectar es esencial para prevenir el agotamiento y mantener un equilibrio saludable.

• Protección de datos sensibles: Trabajar en entornos remotos puede aumentar el riesgo de brechas de seguridad y accesos no autorizados. Las empresas deben implementar políticas de ciberseguridad efectivas, como el uso de conexiones VPN, software de encriptación y sistemas de autenticación robustos.

• Compensación de gastos derivados del teletrabajo: Es fundamental definir claramente qué costes serán asumidos por la empresa, como el acceso a internet o los equipos necesarios, y reflejarlo en el acuerdo laboral.

Además, es esencial cumplir con la Ley de Protección de Datos (LOPD) y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Las empresas deben garantizar que los datos manejados en entornos remotos estén protegidos de accesos no autorizados y cumplir con las políticas de privacidad establecidas.

Entender y aplicar correctamente estos aspectos legales ayuda a las empresas a evitar sanciones y, al mismo tiempo, fomenta un entorno de trabajo más justo y organizado, fortaleciendo la confianza entre las partes. Fuentes confiables como Karma Asesores ofrecen información actualizada y relevante para garantizar que las empresas cumplan con las regulaciones aplicables.

3. Requisitos tecnológicos para teletrabajo eficiente y seguro

El éxito del teletrabajo requiere tanto el cumplimiento de las normativas legales como la disponibilidad de una infraestructura tecnológica adecuada. Además de la infraestructura tecnológica, es fundamental que las empresas aseguren el cumplimiento de las normativas recogidas en el BOE sobre teletrabajo, que especifica las condiciones legales y los derechos de los empleados en entornos remotos.

Las empresas deben garantizar que sus empleados dispongan de las herramientas necesarias para trabajar de manera eficiente, manteniendo la seguridad de la información y la comunicación fluida entre los equipos.

Entre los elementos tecnológicos imprescindibles destacan:

• Conectividad de alta calidad: Una conexión a internet rápida y estable es la base de cualquier entorno de teletrabajo eficiente. Las empresas pueden facilitar este recurso o compensar los costes derivados de su uso.
• Herramientas colaborativas: Plataformas como Microsoft Teams, SharePoint y OneDrive permiten la gestión de proyectos, el intercambio de documentos y las reuniones virtuales, facilitando el trabajo en equipo desde cualquier ubicación.
• Sistemas de ciberseguridad: Implementar soluciones como VPNs, firewalls y software de encriptación es esencial para proteger los datos corporativos frente a posibles amenazas externas. Además, las empresas deben formar a los empleados en el uso seguro de estas herramientas.
• Equipos y dispositivos adecuados: Ordenadores, teléfonos y otros dispositivos deben ser funcionales y estar configurados con el software necesario para el teletrabajo.

Además de lo anterior, el uso de soluciones en la nube como Microsoft Azure permite almacenar información de forma segura y acceder a ella desde cualquier lugar, reduciendo la dependencia de servidores físicos y mejorando la escalabilidad de los recursos tecnológicos.

Invertir en estas tecnologías mejora la productividad y refuerza la confianza de los clientes y empleados en la capacidad de la empresa para adaptarse a las nuevas dinámicas laborales.

4. Soluciones de JCC System para el teletrabajo

En JCC System contamos con la experiencia y las herramientas necesarias para ayudarte a implementar el teletrabajo de manera eficiente, segura y adaptada a las necesidades de tu empresa. Nuestro enfoque combina asesoramiento personalizado, tecnología de vanguardia y un profundo conocimiento de las normativas legales aplicables.

Estas son algunas de nuestras soluciones clave para el teletrabajo:

• Herramientas de Microsoft en la nube: Como partners oficiales de Microsoft, implementamos soluciones como Microsoft Teams, Azure y SharePoint, que permiten la colaboración en tiempo real, el almacenamiento seguro y la gestión eficiente de proyectos.
• Ciberseguridad avanzada: Diseñamos estrategias de seguridad a medida, incluyendo conexiones VPN, encriptación de datos y protección contra amenazas externas, para garantizar la confidencialidad de la información empresarial.
• Soporte técnico continuo: Nuestro equipo está siempre disponible para resolver incidencias y optimizar el rendimiento de las herramientas de teletrabajo.
• Asesoramiento legal y tecnológico: Es recomendable contar con servicios especializados de asesoría laboral. Fuentes confiables como Karma Asesores ofrecen información actualizada y relevante para garantizar que las empresas cumplan con las regulaciones aplicables.

En JCC System entendemos que cada cliente es único, por lo que nos esforzamos en conocer a fondo tus necesidades específicas para ofrecerte soluciones personalizadas que impulsen tu productividad y fortalezcan tu capacidad de adaptación en un entorno laboral cambiante.

La respuesta es mucho más sencilla de lo que parece, simplemente consiste en una herramienta que permite crear espacios de trabajo en los que compartir documentos, información, noticias y listas de tareas entre diferentes personas de una o varias empresas.

¿Para qué sirve Sharepoint?

Sharepoint permite crear una página web accesible desde cualquier lugar en la que compartir documentos e información entre diferentes personas.

Si bien puedes compartir información con tus compañeros como noticias, tareas pendientes, fechas límites para tus proyectos, etc… la función principal que tiene es la de gestor documental. Donde podrás almacenar ficheros y compartirlos con las personas que sean necesarias, tanto internas como externas a su empresa, asignándole fácilmente a cada persona los permisos adecuados de lectura, edición y borrado pertinentes.

¿Cómo conseguir Sharepoint?

Esta herramienta está disponible al público en dos formatos completamente diferentes.

Microsoft Sharepoint Server 2019

Se trata de la última versión de Sharepoint Server sucesora de las versiones de Sharepoint 2016, Sharepoint 2013, etc..

La principal particularidad de este formato es que requiere la instalación de la herramienta en tus propios servidores por lo que tanto a nivel de coste, como del nivel técnico necesario para su implementación es relativamente elevado.

Sharepoint en Microsoft 365 (Antes llamado Office 365)

Realmente se trata de la misma herramienta pero con la particularidad de ser un servicio basado en la nube y que por lo tanto se encuentra hospedado en las instalaciones informáticas de Microsoft, y es este el responsable de su correcto funcionamiento.

El servicio de SharePoint se puede contratar de forma independiente pero para nosotros, la mejor opción para disponer de este servicio es a través de las suscripciones de Microsoft 365 (Antes conocido como Office 365) ya que Sharpoint Online se encuentra incluido con las suscripciones de Microsoft 365 Empresa Básico y Microsoft 365 Empresa Estándar por lo que tanto su coste como su implementación son realmente interesantes.

Onedrive o Sharepoint

Aunque las herramientas de Microsoft 365 son posiblemente las herramientas de colaboración empresarial con mejor relación calidad precio, hay que reconocer que muchas veces disponer de varias herramientas para realizar tareas similares puede resultar confuso para el usuario final.

En un resumen muy rápido, se podría decir que Onedrive es un espacio de almacenamiento PERSONAL para cada cuenta de Microsoft mientras que Sharepoint Online es un espacio de almacenamiento CORPORATIVO compartido con todas las cuentas de Microsoft 365 de la empresa.

No obstante, desde ambos espacios de trabajo se pueden compartir documentos tanto con el resto del personal interno como con personas ajenas a la empresa. De ahí que genere tanta confusión.

Ambos servicios permiten la sincronización de dichos documentos en cualquier dispositivo Windows, Mac OS, iOS y Android.

No obstante, es importante implementar correctamente este modelo para hacerlo con garantías y seguridad.

¿Es seguro el teletrabajo para las empresas?

Son muchas las empresas que han sufrido ataques y hackeos al permitir la conexión masiva de sus empleados a su infraestructura informática. Por ejemplo Mapfre sufrió una encriptación masiva en Agosto y las primeras investigaciones apuntan a algún fallo de seguridad debido a las medidas tomadas para habilitar el teletrabajo.

Por este motivo es importante no ir a matacaballo, tomar las medidas de protección adecuadas y depositar la responsabilidad en profesionales informáticos especializados que planifiquen una infraestructura de ciberseguridad avanzada y adecuada para que los empleados puedan conectarse a los datos de la empresa con total seguridad.

En este sentido contar con un mantenimiento informático es una de las mejores decisiones que se pueden tomar,

En JCC System nos gusta realizar la planificación integral para teletrabajo a la medida de cada empresa, a continuación nos encargamos de la implementación y de la configuración personal de cada uno de los empleados para garantizarnos que todo se realiza de la forma correcta.

Tomás Cavic

Recomendaciones de ciberseguridad para el teletrabajo

Si bien lo correcto es que una empresa informática especializada valore cada caso particular, hay ciertos puntos importantes que recomendamos que se tengan en cuenta:

• Idealmente, la empresa debería suministrar los equipos informáticos para que el empleado se pueda conectar desde casa. Esta es la mejor medida para garantizar que cuenta con los recursos apropiados y la única manera de garantizar que dicho equipo no tiene ningún software o virus que pueda comprometer los datos de la empresa.
• Aumentar la seguridad del ordenador que se usará para conectarse remotamente siguiendo las buenas prácticas que siempre recomendamos: No trabajar con un usuario administrador, que el empleado no disponga de contraseña de administrador, actualizar el sistema operativo a la última versión disponible, establecer contraseñas seguras, utilizar un antivirus de garantía y evitar rotundamente el uso de software ilegal.
• No utilizar la conexión de escritorio remoto con RDP o VNC directamente exponiendo el puerto directamente a internet. Por mucho que el sistema operativo esté actualizado, nuestra experiencia nos ha demostrado que es un punto débil muy importante y un riesgo que no hay necesidad de asumir innecesariamente.
• Si se va a configurar una conexión de escritorio remoto de este tipo es importante mantener los puertos cerrados y conectarse mediante el uso de una VPN privada para la empresa. Además, no todas las VPN son seguras por lo que es recomendable que su configuración esté supervisada por un profesional.
• En caso de configurar una conexión VPN hacia su empresa, asegúrate de que tu firewall esté debidamente actualizado y evita en la medida de lo posible el protocolo PPTP que está en desuso por su escasa seguridad.
• Si vas a utilizar un software de conexión remota, es recomendable utilizar programas de gran reputación y muchos años en el mercado. Por ejemplo: TeamViewer, Logmein, Anydesk o Splashtop. Son empresas con una cuota de mercado muy amplia que realizan grandes inversiones en materia de ciberseguridad.
• Realiza una política de permisos adecuada, cada empleado debe tener acceso única y exclusivamente a los datos que realmente necesite para trabajar.
• Mantén tu infraestructura de red, firewall y servidores debidamente actualizados.
• Apóyate de herramientas de colaboración empresarial como Microsoft 365 (Office 365) o G Suite de Google, te facilitaran la comunicación con tus empleados y aumentará su productividad.